Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen

PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Sasaran Pembelajaran

Setelah mempelajari bab ini, siswa diharapkan :

  • Memiliki pengertian awal mengenai konsep-konsep sistem.
  • Mengetahui jenis-jenis sumber daya utama yang tersedia bagi suatu perusahaan.
  • Menyadari bahwa informasi perlu dikelola seperti sumber daya lainnya.
  • Mengetahui perbedaan antara data dan informasi.
  • Mengetahui elemen-elemen sistem informasi berbasis komputer (computer-Based information system) atau CBIS.
  • Mengenal jenis-jenis spesialis informasi yang dapat membantu pemakai dalam mengembangkan sistem.
  • Mengerti kecenderungan para pemakai untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri.
  • Mengerti bahwa sistem informasi merupakan milik para pemakai, bukan para spesialis informasi

Pendahuluan

Informasi merupakan salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya  termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis menjadi lebih rumit dan kemampuan komputer terus berkembang.

Hasil dari proses komputer berupa informasi digunakan oleh para manajer, non manajer, dan orang-orang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat disemua tingkatan dalam perusahaan. Ketika para manajer melaksanakan fungsi-fungsi manajernya, mereka menambah keahlian komunikasi dan pemecahan msalah dengan pengetahuan tentang komputer dan informasi.

Sistem adalah suatu kesatuan dari elemen-elemen, yang semuanya bekerja mengarah pada satu tujuan tertentu. Manajer mengelola suatu sistem fisik yang terdiri dari orang, material, money (uang), dan mesin. Manajer memantau sistem fisik tersebut dengan menggunakan sistem konseptual berupa informasi. Sistem konseptual menyediakan informasi yang menggambarkan keadaan sistem fisik perusahaan serta lingkungannya.

Komputer mula-mula digunakan sebagai sistem informasi akuntansi tetapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai suatu sistem informasi manajemen. Selanjutnya perhatian meluas pada bidang seperti sistem pendukung keputusan, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan. Kelima bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer

Konsep Dasar Sistem

Para ahli manajemen sering mengatakan bahwa: “Jika seorang manajer memandang organisasi/perusahaan sebagai suatu sistem. Hal itu akan membuat pemecahan masalah lebih mudah dan efektif.”

SISTEM

Adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama  untuk  mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi/ perusahaan cocok dengan definisi ini. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya utama yang dikelola oleh manajer agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif demi tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik / manajer.

Terdapat lima jenis sumber daya yang dikelola manajer, yaitu :

  1. Manusia
  2. Material
  3. Mesin
  4. Money (uang)
  5. Informasi

Sumber daya manusia, material, mesin dan money (uang) disebut juga sumber daya fisik, karena memiliki wujud, yang ada secara fisik dan dapat disentuh. Sedangkan informasi termasuk didalamnya data disebut sumber daya konseptual, untuk menggambarkan informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.

Sistem konseptual menyediakan informasi yang menggambarkan keadaan sistem fisik perusahaan dan lingkungannya

SISTEM terdiri dari 3 elemen utama, yaitu :

  1. input
  2. proses/ transformasi
  3. output

Misal sebuah sistem pendingin ruangan /AC, mendapatkan inputnya dari perusahaan listrik dan menyediakan udara dingin bagi gedung atau ruang yang dipanasinya.

Sistem produktifitas kerja karyawan, dengan tenaga sebagai inputnya. Bekerja sebagai proses transformasi sehingga menghasilkan input berupa gaji.

 SUB SISTEM

Sebenarnya hanyalah sistem didalam suatu sistem. Ini berarti sistem berada pada lebih dari satu tingkay

SUPER SISTEM

Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itulah yang disebut super sistem.

Contoh : Sistem pemerintahan kota (pemkot) adalah suatu sistem, tetapi juga merupakan bagian dari  sistem yang lebih besar- yaitu sistem pemerintah propinsi.

Pemerintah propinsi adalah supersistem dari pemerintah kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintah nasional.

Contoh Sistem yang terjadi dalam masyarakat dapat dilihat dalam gambar dibawah ini.

Siapakah yang bertugas sebagai pengendali dalam sebuah sistem perusahaan ?

Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, menjaga sistem agar terus berjalan dan memastikan bahwa bergerak menuju tujuannya, yaitu tujuan perusahaan.

Konsep dasar Informasi

Apakah perbedaan mendasar antara data dan informasi ?

Data terdiri dari fakta-fakta dan angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai

Contoh Data jumlah jam kerja tiap pegawai.

Saat data diproses, ia dapat dirubah menjadi informasi. Jika jam kerja tiap pegawai dikalikan dengan upah perjam maka didapat pendapatan kotor.

Jika angka pendapatan kotor tiap pekerja dijumlahkan maka menjadi total biaya gaji seluruh karyawan perusahaan. Jumlah total biaya gaji dapat menjadi informasi bagi pemilik perusahaan.

Informasi adalah data yang telah diproses / data yang memiliki arti.

Contoh angka pendapatan kotor pegawai dijadikan informasi bagi tiap pegawai.

Tiap angka menyatakan berapa uang atau gaji yan mereka dapatkan minggu atau bulan lalu. Bagi pemilik perusahaan, angka pendapatan kotor peawai tersebut menjadi data.

Pemilik ingin mengetahui total biaya gaji perusahaan maka angka individual data pendapatan kotor per pegawai harus diproses untuk menghasilkan jumlah biaya gaji.

Perubahan Data menjadi Informasi dilakukan oleh pengolah Informasi

Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual.

Pengolah informasi dapat meliputi : Elemen komputer, elemen non komputer serta kombinasi keduanya. Informasi sendiri berasal dari sumber-sumber Internal maupun lingkungan eksternal yang digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya.

Sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat, dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Berbasis Komputer

Sistem informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyatannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis komputer.

Sistem Informasi Berbasis Komputer

Komputer mula-mula digunakan sebagai sistem informasi akuntansi [SIA] tetapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai sistem informasi manajemen [SIM]. Selanjutnya perhatian meluas pada bidang seperti Sistem penunjang keputusan [SPK/DSS-Decission Support System]. Kantor virtual[Virtual Office] dan sistem berbasis pengetahuan [Knowledge Based System]. kelima bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer [Computer Based Information System/CBIS]

Suatu model sistem informasi berbasis komputer

Bagaimana subsistem Computer Based Information System [CBIS] digunakan dalam memecahkan masalah.

Untuk mencapai tujuan masing-masing sistem memiliki kebutuhan sumber daya informasi. Kebutuhan sumber daya informasi tersebut terdiri dari subsistem :

  • Sumber daya informasi
  • Perangkat Keras
  • Perangkat Lunak
  • Informasi dan data

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. Sistem informasi akuntansi menghasilkan beberapa informasi produk sampingan dari proses akuntansi.

Sistem Informasi Manajemen

Konsep sistem informasi manajemen adalah bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama menghasilkan informasi manajemen/ informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum.

Sistem Penunjang Keputusan

Adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada dibagian mana pun dalam organisasi, pada tingkat manapun.

SPK/ DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

Virtual Office

Menggambarkan semua aplikasi otomatisasi kantor. Semua aplikasi ini dimaksudkan untuk mempermudah komunikasi. Aplikasi otomatisasi kantor contoh teleconferencing, voice mail, facsimili – dimaksudkan untuk memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Sistem Berbasis Pengetahuan

Id dasar kecerdasan buatan / artificial intelegency adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Bagian khusus dari AI yaitu sistem pakar. Sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang. Dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh  seorang konsultan manajemen.

Keterbatasan sistem pakar adalah kecerdasannya tidak berkembang seiring waktu, maka satu cara untuk mengatasi keterbatasan ini adalah menggunakan jaringan saraf [neural network] yang merupakan analog matematik dan elektronik dari otak manusia, disebut juga sistem berbasis pengetahuan.

Kontribusi CBIS

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit- sub unit dariorganisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

  • Penghematan waktu (time saving)
  • Penghematan biaya (cost saving)
  • Peningkatan efektivitas (effectiveness)
  • Pengembangan teknologi (technology development)
  • Pengembangan personel dalam perusahaan

Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.

Para Spesialis Informasi

Kita menggunakan istilah spesialis informasi untuk menggambarkan pegawai yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.

Terdapat 5 golongan utama spesialis informasi yang terdiri dari :

  1. Analis sistem
  2. Pengelola database
  3. Spesialis jaringan
  4. Programmer
  5. Operator

Analis SistemBekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumen tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola database

Bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.

Database adalah kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.

Spesialis Jaringan

Bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.

Programmer

Menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.

Operator

Bertugas mengoperasikan peralatan komputer yang telah diisi program yang siap dijalankan.

Kecenderungan Menuju End User Computing

Akhir tahun 1970 dimulai suatu kecenderungan yang berpengaruh pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah End Using Computing, yang berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.

Apa yang mendorong End User Computing [EUC]

EUC berkembang karena 4 pengaruh utama, yaitu :

  1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.

Berbagai tingkatan manajemen terutama ditingkat bawah mulai diisi oleh o rang-orang yang menguasai komputer.

  1. Antrian jasa informasi.

Para pemakai mulai meminta jasa informasi dari para spesialis informasi untuk dukungan sistem tambahan, unit jasa informasi tidak dapat menanggapi dengan cepat dan terjadi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah oleh komputer

1. Perangkat keras yang harganya semakin murahBanyaknya jumlah prangkat keras yang beredar di pasar dengan harga yang relatif murah.

  1. Perangkat Lunak Jadi

Baik perusahaan perangkat keras maupun perangkat lunak memproduksi perangkat lunak yang mampu melaksanakan tugas-tugas akuntansi dasar. Perangkat lunak ini menawarkan kemudahan penggunaan dan memampukan perusahaan dan pemakai individu untuk menerapkan sistem berbasis komputer.

Dimana Para Manajer Ditemukan ?

Manajer dapat ditemukan dimana-mana, tetapi terlu disadari bahwa mereka ada diberbagai tingkatan dan bidang fungsional dalam perusahaan.

Tingkat Perencanaan Strategis

Tingkat Pengendalian Manajemen

Tingkat Pengendalian  Operasional

Tingkat Perencanaan Strategis

:seperti direktur dan wakil direktur. Menunjukkan pengaruh atas keputusan yang diambil dari seluruh organisasi selama kurun waktu tertentu.

Tingkat Pengendalian Manajemen

:seperti manajer wilayah, direktur produk, kepala divisi. Tanggung jawab mereka mengubah rencana menjadi tindakan&memastikan tercapainya tujuan.

Tingkat Pengendalian Operasional

:seperti kepala departemen supervisor, pemimpin proyek.  Bertanggungjawab menyelesaikan rencana yang telah ditetapkan oleh manajer ditingkat yang lebih tinggi.

Manajer pada semua tingkatan terlibat dalam perencanaan, tetapi rencana para manajer tingkat tertinggi menjangkau jauh kedepan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan bagaimana tujuan-tujuan tersebut akan dicapai.  Setelah paraa eksekutif mempersiapkan rencana strategis bagi perusahaan, rencana-rencana serupa dibuat untuk tiap bidang fungsional. Rencana strategis fungsional menggambarkan bagaimana tiap bidang fungsional akan memberikan kontribusi pada tercapainya tujuan perusahaan

Terdapat 5 Fungsi Utama Manajer :

  1. Merencanakan [plan] apa yang akan mereka lakukan
  2. Mengorganisasikan [organize] untuk mencapai rencana tersebut
  3. Menyusun staf organisqasi dengan sumber daya yang diperlukan [staf]
  4. Dengan sumber daya yang ada, manajemen nengarahkan [direct] untuk melaksanakan rencana.
  5. Akhirnya mereka mengendalikan sumber daya, dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal [control]

Keahlian Manajer

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada 2 keahlian yang mendasar yaitu :

  1. Komunikasi, manajer berkomunikasi dengan bawahan atau atasan atau orang-orang lain dalam perusahaan atau luar perusahaan.
  2. Pemecahan masalah, membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah, manajer t4erlibat dalam pengambilan keputusan yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan.

Umumnya manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan.

Keputusan sendiri merupakan suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.

Mengelola CBIS

Walaupun banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk mengembangkan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem / subsistem CBIS [yang terdiri dari: Perencanaan, Analisis, Rancangan, Penerapan, Penggunaan]. Sesuai dengan penekanan kita pada manajer sebagai pemakai, tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer. Yang menjadi manajer dari unit organisasional dimana komputer tersebut dipakai dan diterapkan, dan dapat ditempatkan dimana saja dalam perusahaan tersebut. Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan atau tetap berjalan. Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan para spesialis informasi, manajer dan para spesialis informasi bekerja sama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, menjaga kemutakhiran sistem.

Tahap Perencanaan

  1. Tahap Analisis
  2. Tahap Rancangan
  3. Tahap Penerapan
  4. Tahap Penggunaan

Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolah data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu haripun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi dan keahlian yang lain.

Siapakah para pemakai Output komputer

Komputer digunakan untuk mengolah data sehingga menghasilkan informasi yang dapat digunakan oleh beberapa pihak untuk pemecahan masalah dan mempercepat arus komunikasi. Mereka diantaranya adalah :

  1. Manajer
  2. Non manajer
  3. Orang-orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s